Этой статьей, мы продолжаем нашу новую рублику:  «Прием сотрудника на работу». Первую, вторую, третью части Вы можете прочитать на сайтах http://tula.rdw.ru/   http://tula.rabota.ru/

Трудовая книжка

После издания приказа в трудовой книжке сотрудника сделайте запись о приеме на работу (см. подробности о порядке оформления записи).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, то организация должна оформить новую трудовую книжку, а также страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ), если такового нет.

Сотрудник предъявил несколько трудовых книжек

Вопрос из практики: как поступить, если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, оформленных на разные периоды трудовой деятельности сотрудника

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит (ч. 1 ст. 64, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

В книжке отсутствует запись об увольнении

Вопрос из практики: как поступить, если в трудовой книжке сотрудника отсутствует запись об увольнении. По словам сотрудника, прежний работодатель ликвидирован

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Действующее трудовое законодательство не содержит порядка внесения отсутствующей записи в трудовую книжку сотрудника в случае ликвидации организации, которая должна была сделать запись об увольнении. В этой связи новый работодатель вправе воспользоваться нормой о порядке исправления неправильной или неточной записи, произведенной организацией-работодателем в случае ее ликвидации, по аналогии закона (п. 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Запись об увольнении с прежнего места работы новый работодатель вправе внести на основании соответствующего документа – приказа (распоряжения) бывшего работодателя сотрудника или его копии. В случае ликвидации организации – бывшего работодателя такие сведения можно получить в архиве. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении подтверждающих увольнение документов. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

При отсутствии соответствующих документов и невозможности их получения (в т. ч. посредством обращения в архив) у работодателя не имеются основания для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

В таком случае сотрудник вправе обратиться в суд с заявлением об установлении факта увольнения с предыдущего места работы (гл. 28 ГПК РФ). Решение суда, которым установлен соответствующий факт, также является основанием для внесения новым работодателем в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора по прежнему месту работы (ст. 13 ГПК РФ).

До подтверждения факта увольнения от предыдущего работодателя (архивной справкой или решением суда) во избежание споров и задвоения трудового стажа сотрудника можно принять на работу по совместительству или гражданско-правовому договору.

Книги по учету трудовых книжек

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2, утвержденное постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этот документ внесите сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. При этом укажите серию и номер каждого бланка.

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3, утвержденное постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этой книге зарегистрируйте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также укажите серию и номер каждого документа. Подробнее об этом см. Как учитывать и хранить трудовые книжки.

Личная карточка

На каждого принятого сотрудника заведите личную карточку по форме № Т-2 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) или по самостоятельно разработанной форме.

Пенсионное свидетельство

Вопрос из практики: как оформить сотруднику страховое пенсионное свидетельство

По общему правилу работодатель оформляет страховое пенсионное свидетельство сотруднику на основании его письменного заявления (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Однако законодательством предусмотрено исключение для дистанционных сотрудников, которые получают пенсионное свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Порядок оформления страхового пенсионного свидетельства работодателем зависит от того, по какой причине сотрудник просит его оформить. Работодатель обязан:

•оформить новое страховое пенсионное свидетельство, если сотрудник устраивается на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 2 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);

•оформить дубликат страхового пенсионного свидетельства, если сотрудник утратил пенсионное свидетельство или оно непригодно для использования (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);

•обменять страховое пенсионное свидетельство, если изменились личные сведения сотрудника (например, фамилия) (п. 4 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Если работодатель оформляет сотруднику новое страховое пенсионное свидетельство, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

•анкету застрахованного лица (форма АДВ-1). Заполнить анкету может как сам сотрудник, так и работодатель;

•опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1).

Об этом говорится в пункте 2 статьи 7 и пункте 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктах 18 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Сведения, необходимые для оформления нового свидетельства, представьте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с даты заключения трудового договора с сотрудником.

Подать сведения можно:

•на бумаге (например, через законного (уполномоченного) представителя или по почте);

•в электронном виде (на магнитных носителях или по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет)). Возможность сдать документы в электронном виде работодатель согласовывает с отделением Пенсионного фонда РФ индивидуально. При этом оформляется соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Пенсионный фонд РФ оформит страховое пенсионное свидетельство в течение трех недель с момента получения сведений от работодателя.

Это следует из положений абзаца 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктов 9, 11 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Если работодатель оформляет сотруднику дубликат страхового пенсионного свидетельства, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

•заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3). Заполнить заявление (в части личных сведений о сотруднике) может как сам сотрудник, так и работодатель;

•опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1).

Такой порядок утвержден пунктом 5 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктами 22 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Если работодатель меняет страховое пенсионное свидетельство для сотрудника, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

•заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2). Заполнить заявление может как сам сотрудник, так и работодатель;

•опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1).

Это предусмотрено пунктом 4 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктами 20 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Сведения, необходимые для оформления дубликата или обмена свидетельства, представьте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с даты, когда получено заявление от сотрудника.

Подать сведения можно в том же порядке, который установлен для оформления нового страхового пенсионного свидетельства.

Пенсионный фонд РФ оформит дубликат страхового пенсионного свидетельства (произведет обмен) в течение месяца с момента получения соответствующих сведений от работодателя.

Об этом говорится в абзаце 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктах 27, 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Страховое пенсионное свидетельство (дубликат) выдайте сотруднику в течение недели после его получения из территориального отделения Пенсионного фонда РФ. Сотрудник должен проверить правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписаться о его получении в сопроводительной ведомости (форма АДИ-5). Сопроводительную ведомость верните в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение месяца после получения нового свидетельства (дубликата). Такой порядок установлен пунктами 14, 17 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Полис медицинского страхования

Вопрос из практики: обязан ли работодатель оформлять полис обязательного медицинского страхования сотрудникам

Нет, не обязан.

Для получения полиса обязательного медицинского страхования сотрудник (или его представитель) должен подать соответствующее заявление в страховую медицинскую организацию. Действующее законодательство не возлагает на работодателя обязанности по оформлению полисов сотрудникам. Это следует из положений статьи 46 Закона от 29 ноября 2010 г. № 326-ФЗ. Причем обязанность оформлять полис отсутствует как в отношении сотрудников – граждан России, так и в отношении сотрудников-иностранцев.

Все о трудовой книжке и личных карточках работников, мы расскажем Вам в следующей статье, которая будет опубликована на наших сайтах http://tula.rabota.ru/ и http://tula.rdw.ru/  15  сентября  2016 года.

Ссылки для статьи взяты с сайта http://vip.1kadry.ru